Цифровизация стремительно охватывает все больше сфер бизнеса. Однако многие компании, особенно их финансовые отделы, все еще полагаются на ручной труд.

Вместо того, чтобы использовать современные технологии, многие организации продолжают создавать счета-фактуры вручную на бумажных носителях. Такой подход не только отнимает драгоценное время сотрудников, но и приводит к неоправданным расходам.

Интересные факты о финансах и бухгалтерском учете будущего:
Финансовый и бухгалтерский учет – это комплекс взаимосвязанных процессов, от получения и утверждения счетов до их оплаты и архивирования.

Специализированное программное обеспечение для финансов и бухгалтерского учета позволяет автоматизировать значительную часть этих процессов, существенно упрощая работу специалистов.

Рассмотрим подробнее этапы цифровой обработки счетов.

1.Входящие счета и автоматический сбор данных.
Современные системы, такие как программное обеспечение для утверждения счетов, позволяют автоматически регистрировать поступающие счета в цифровом формате. Интеллектуальные технологии, например, OCR (оптическое распознавание символов), извлекают всю необходимую информацию из документов.

В их числе: номер счета-фактуры, номер заказа, наименование товара или услуги, суммы нетто и налога, а также общая сумма. Автоматическое считывание данных значительно повышает точность по сравнению с ручным вводом.

2.Рассмотрение и утверждение счетов-фактур.
Следующим этапом цифровой обработки счетов является автоматическая проверка документов на соответствие требованиям законодательства и фактической достоверности данных.

Бухгалтерия также получает возможность хранить всю необходимую информацию о контрагентах, включая личные счета, счета главной книги и ключи защиты.
3.Процесс утверждения и импорт данных.
Процесс утверждения играет ключевую роль в обеспечении достоверности и корректности счетов-фактур. Ответственные сотрудники отделов компании подтверждают размещение заказов и предоставляют информацию о центрах затрат. После утверждения счет-фактура автоматически импортируется в бухгалтерское программное обеспечение.

4.Оплата, архивирование и преимущества цифрового подхода.
Финансовые и бухгалтерские системы обеспечивают регистрацию проверенных счетов в бухгалтерских программах и их последующую оплату.

На заключительном этапе счет-фактура архивируется в цифровом формате, что обеспечивает быстрый и удобный доступ к документу в любое время и из любого места.

Современное программное обеспечение для финансов и бухгалтерского учета предлагает компаниям ряд неоспоримых преимуществ.

Одно из ключевых – это централизованное хранение всех важных документов, что значительно упрощает поиск и обработку информации.
5.Эффективность цифровой обработки счетов.
Обработка цифровых счетов эффективна, потому что весь процесс осуществляется в рамках единого программного решения. Это позволяет избежать путаницы с физическими папками и документами.

Использование специализированного программного обеспечения для финансов и бухгалтерского учета позволяет финансовым экспертам значительно экономить время при работе со счетами. Безбумажный документооборот минимизирует трудоемкие операции по вводу и сортировке счетов-фактур. Другие процессы, такие как проверка и утверждение счетов, также выполняются намного быстрее.

Дополнительным преимуществом является наличие встроенных функций комментирования, которые позволяют сотрудникам оперативно взаимодействовать и решать возникающие вопросы.